步骤2决定采取何种回应措施

在了解了邮件内容之后，就应该找到最有效的邮件处理方式。以下做法可以参考一下：

选择合适的平台进行沟通，比如会议、电话等。

对多人反复咨询的问题给予回应，不用群发邮件，可以采用资源共享等方式。

对那些连话都说不清楚又希望你替他干点什么的邮件，可以不用回复。

对那些模糊不清的内容直接用最简单、直接的方式回复，比如“你想让我做什么”或者“你什么时候可以完成项目”。

一旦邮件沟通的过程发生障碍，就立刻拿起电话跟对方直接交流。只希望通过文字来解决问题有可能会越来越乱，甚至加剧矛盾。

步骤3用专业的工作态度来处理问题

在你处理邮件的过程当中最重要的一点，就是要用专业的工作态度来面对。客观地评判自己所收到的邮件，调整自己的思路，清晰地回应。不要在情绪化的时候对邮件进行回复，这有可能给你带来不良的后果。

总而言之，只有清楚自己该发什么样的Email，不必要发什么样的Email，该处理什么样的Email，忽略什么样的Email，才能最大限度地节省你花费在电子邮件上的时间。